Empezaremos explicando de manera sencilla en qué consiste esta palabra que tantos dolores de cabeza provocan a emprendedores, y pequeños empresarios, contabilidad.
La contabilidad es registrar todas las operaciones o movimientos económicos que tiene una empresa y cuya finalidad es conseguir información veraz de la situación de nuestras cuentas de manera rápida siempre que lo necesitemos.
No es pagar los impuestos, esto es otra cosa diferente que, muchos pequeños empresarios, confunden o mezclan pensando que, cumplir con las declaraciones trimestrales, es llevar la gestión contable de la empresa.
¿A qué nos referimos cuando hablamos de información sobre nuestras cuentas?
Simplemente a dar una respuesta rápida a las cuestiones que se nos van en el día a día de nuestra actividad:
- ¿Qué cantidad me debe el cliente X y desde qué fecha me la debe?
- ¿Cuánto dinero tengo que preparar para el pago de las nóminas del mes?
- Creo que he pagado la misma factura dos veces
- ¿Tendré bastante dinero para pagar los impuestos trimestrales?
- ¿Será correcto el saldo que tengo en caja?
- ¿Qué facturas me faltan por pagar y en qué fecha debo pagarlas?
Pero también otras cuestiones algo más complejas y que requieren de una previsión:
- ¿Tendré suficiente saldo en el banco cuando llegue el vencimiento de las facturas, préstamos, etc.?
- ¿Qué beneficio o pérdida tengo en este momento del ejercicio?
- Necesito comprar una máquina, ¿es buen momento para hacer esa inversión?
Estas cuestiones son solo un ejemplo de la gran cantidad que se nos plantean en nuestra gestión diaria.
¿Estoy obligado a llevar la contabilidad de mi pequeña empresa?
Básicamente
- NO, si eres persona física en régimen de estimación objetiva o módulos, solo se te exige guardar todos los justificantes de la actividad por orden cronológico.
- NO, si eres persona física en régimen de estimación directa simplificada, se te exigirá llevar el libro de registro de ventas e ingresos, el de compras y gastos y el de inversiones.
- SÍ, si eres persona física cuya cifra de negocio fue superior a los 600 mil euros en el ejercicio anterior
- SÍ, si eres persona jurídica.
¿Debería llevar la contabilidad de mi empresa aunque no esté obligado?
Si eres de ese tipo de empresarios a los que le gusta tener el negocio bajo control, sin sorpresas de última hora, saber el estado de tus cuentas sin depender de tu asesor a cada momento para poder tomar decisiones económicas inmediatas, SÍ
Porque solo llevando la contabilidad al día podrás sacar todo tipo de balances, de comprobación, de situación, de sumas y saldos, pérdidas y ganancias, etc. y te proporcionarán información veraz sobre cuestiones como:
- Cuál es el beneficio estimado del ejercicio en una fecha concreta
- El importe de las facturas pendientes de cobro y de pago y sus vencimientos
- Si mis declaraciones trimestrales serán positivas o negativas, es decir, la planificación de impuestos.
- Saber si es buen momento para hacer una inversión, etc.
- Comprobando nuestras cuentas, veremos si nos falta alguna factura o por el contrario hemos duplicado alguna, siempre y cuando registremos correctamente los movimientos de tesorería, (caja y bancos)
No te conformes con hacer recopilación de facturas y otro tipo de justificantes de gastos e ingresos y llevarlos trimestralmente a tu asesor para que te haga los impuestos, sin antes haber comprobado, registrado y archivado adecuadamente toda esa información para tenerla controlada, cuando llegue el trimestre.
Sustituye la carpeta, a veces incluso bolsa de plástico con facturas mezcladas y justificantes desordenados que entregas a tu asesor, por listados de facturas emitidas y recibidas que le puedes enviar por un mail trimestralmente.
Esto es lo que hacen las empresas, grandes y no tan grandes que están obligadas a llevar la contabilidad y por lo tanto controlan cada céntimo que entra o sale en sus negocios y saben exactamente cómo lo hemos ganado, en qué se ha gastado y cuánto queda por pagar y qué beneficio les queda, ¿no crees que es el ejemplo que todo empresario debe seguir por muy pequeño que sea su negocio?
Y tú estarás pensando: sí, esto de controlar mi negocio llevando la contabilidad está muy bien, además, tengo claro que es lo que quiero hacer, pero ¿cómo hago si no tengo ni idea de hacer registros o asientos contables?
No te preocupes, hoy en día, y gracias a la tecnología y a internet, hay soluciones que puedas hacer una buena gestión contable sin saber ni siquiera qué es un asiento, aunque te parezca mentira.
Existen programas contables muy sencillos que te permiten de manera muy fácil e intuitiva introduciendo los datos sin hacer asientos contables.
- Hacer presupuestos, emitir albaranes que después conviertes automáticamente en facturas, registrar las facturas recibidas.
- Registrar los gastos.
- Llevar el control de vencimientos de cobros y pagos.
- Calcula y prepara los diferentes modelos de impuestos etc.
Además, están preparados para volcar la información en programas más completos, los que utilizan los asesores, por lo que tu, puedes llevar el control, y al mismo tiempo, tu asesor tiene a mano todos los datos cuando los necesite.
Hay otros programas más completos con los que, además de lo anterior, puedes registrar los movimientos de tesorería, aunque, es cierto, que se necesita tener unos mínimos conocimientos básicos para registrar los movimientos o asientos contables.
Algunos de estos programas se tienen instalados en el pc, y a otros se accede a través de internet porque están instalados en la nube.
Por último, si el problema es la falta de tiempo para llevar estás tareas, siempre puedes contratar a una persona que te pueda ayudar con la gestión contable y administrativa.
- Puedes optar por contratar a un administrativo-a y tenerlo en nómina.
- Puedes contratar los servicios de una empresa externa especializada en servicios administrativos y contables que te facturarán por horas o servicios realzados.
En ambos casos las tareas a realizar serían
- Recopilar la documentación contable
- Registrarla, según requiera el programa contable por el que hayamos optado. Picar datos
- Conciliar o cuadrar bancos, el saldo de los extractos que nos proporciona el banco tiene que coincidir exactamente con el saldo resultante de apuntes que tengamos registrados en nuestra contabilidad.
- Revisar las cuentas para asegurarnos de duplicados o erróneos.
- Llevar la contabilidad lo más actualizada posible.
En Secretaria Externa, tu asistente personal, podemos ayudarte con la contabilidad y el resto de tareas administrativas de tu empresa.
Nuestra experiencia de más de 25 años nos permite ahora, llevar nuestra propia empresa y trabajar como administrativas por horas, liberando a nuestros clientes de estas tareas tan importantes para la buena gestión de la empresa, que, a veces se dejan de realizar por falta de tiempo o conocimientos.
Ponte en contacto con nosotras si necesitas cualquier tipo de gestión administrativa o contable, te informaremos sin compromiso.
